Gérer vos demandes de déplacements grâce à Matrix42
Objectif(s) : Dématérialiser et automatiser la gestion des demandes de déplacements professionnels
Lorsqu’on pense catalogue de services, les premiers exemples qui nous viennent en tête sont le catalogue de matériel, les demandes d’installations de logiciel via l’agent Empirum et la gestion des accès informatiques (création/désactivation de comptes réseau, adresses emails …). Si on étend le catalogue à des services métiers, le sujet typique est l’on-boarding : un service qui comprend les commandes de matériels et d’accès informatiques auxquelles on ajoute une demande de carte d’accès, de commande de véhicule de fonction etc…
Dans cet article nous allons vous proposer d’ajouter un nouveau service à votre catalogue Matrix42 : la demande de déplacement.
Le process avant automatisation
Selon votre organisation, lorsqu’un collaborateur doit effectuer un déplacement professionnel, il remplit la demande via un formulaire PDF/Excel qu’il envoie à son manager pour validation puis le fichier est transmis au(x) service(s) administratif(s) : services généraux, moyens, RH ou comptabilité… s’il faut réserver un hôtel en plus du transport, qu’il s’agit d’un déplacement à l’étranger ou si le collaborateur souhaite une avance de frais.
Comme pour tout process non automatisé, les risques d’erreurs se multiplient avec le nombre d’intervenants, et surtout avec la précipitation lorsque le délai entre la date de la demande et la date du départ est court.
Quel process vous propose DMI avec ce nouveau service dans votre plateforme Matrix42 ESM ?
- Le collaborateur se connecte au portail Self-Service et sélectionne le service « Demande de déplacement ».
- Il complète le formulaire comportant des champs obligatoires, des cases à cocher selon les besoins logistiques, des alertes si sa date de départ est trop proche etc… Il confirme qu’il est en possession d’un permis de conduire valide s’il souhaite louer une voiture ou d’un passeport à jour s’il doit se rendre à l’étranger pour pouvoir enregistrer sa demande.
- Sa demande est soumise à l’approbation de son manager, ce dernier reçoit une notification et doit se connecter à son tour sur Matrix42 pour l’approuver ou la refuser. Des notifications lui sont envoyées régulièrement tant qu’il n’a pas enregistré sa décision.
- Une fois la demande approuvée, un workflow d’approvisionnement exécute automatiquement des actions prédéfinies selon votre organisation, par exemple :
- Une tâche est créée dans le backoffice de Matrix42 à destination des services généraux pour la réservation d’une voiture de votre flotte
- Une tâche est créée dans le backoffice à destination du service administratif pour la réservation des billets de train et de l’hôtel.
- Un ticket est créé dans le service desk à destination du support IT pour la demande d’accès au wifi de l’agence s’il s’agit d’un déplacement interne
- Un mail est envoyé au service RH s’il s’agit d’un déplacement à l’étranger
- Un mail est envoyé au service paie si le collaborateur souhaite une avance de frais
Les avantages de cette automatisation ?
Un process sécurisé et qui colle à 100% à votre organisation.
Dès qu’elle est approuvée, la demande est directement transmise aux services adéquats, sans perte de temps. Le workflow génère les actions en fonction des besoins du collaborateur et le service destinataire est impliqué dans les seules demandes pour lesquelles il doit intervenir.
En backoffice, chaque service métier possède sa propre liste de tâches à effectuer avec les filtres et autres personnalisations (échelle de couleur).
Le point de vue du consultant
Pour faciliter l’implémentation de ce service, nous vous conseillons de :
- Poser le process dans sa globalité, identifier tous les services connexes et les intégrer dans la réflexion
- Réfléchir au formulaire de création de la demande et pour chaque champ indiquer s’il sera obligatoire, quelles seront les options, si on doit mettre une condition (pas de demande pour un départ le lendemain, pas de possibilité de trajet en avion si aller-retour dans la journée)
- Pour chaque action générée par le workflow, identifier le type d’action : une tâche pour les acteurs qui ont accès au backoffice de Matrix42, un mail pour transmettre une information, un script pour la création d’un accès wifi
Attention : ce formulaire ne peut pas remplacer certains outils avancés de gestion des déplacements professionnels qui se connectent par exemple aux plateformes de réservations en ligne de chambres d’hôtels ou des billets de train ou avion. Néanmoins, si votre entreprise possède un tel outil mais celui-ci ne permet pas de créer des tâches automatisées, nous pouvons étudier la possibilité de lier cet outil et votre plateforme Matrix42 notamment à l’aide d’API par exemple.
Et après ?
En intégrant les n° abonnements de transports dans les fiches personnes de Matrix42, ces informations peuvent être transmises au service en charge de la réservation des billets de train/avion pour un gain de temps significatif.
A l’instar de la gestion des assets informatiques, Matrix42 vous permet de gérer votre flotte de véhicules. Pourquoi ne pas en profiter pour intégrer la gestion de vos voitures de service dans Matrix42 ? De la création d’alertes pour les révisions annuelles et autres contrôles techniques à la gestion des prêts … nous pouvons vous aider à intégrer tous ces process à votre plateforme Matrix42 ESM ! Contactez-nous !
